賢く使い分けるべき

リース契約による利用と中古購入による利用、双方のメリットデメリットを見てきましたが、これらを踏まえた上でどちらがいいのでしょうか。

リース契約では長期間の利用時にはコストが高くついてしまいますが、初期費用は抑えることが出来ます。なので、そこまで激しい使い方をせず、あまり初期費用にお金を掛けられない、もしくは掛けたくないと考えているユーザーに向いている導入法といえるでしょう。中古購入では初期費用は高くついてしまいますが、長く使うのであればむしろ安上がりといえるでしょう。また、自社の所有品であるので多少激しい使い方をしても問題ないと言えます。長期的に高頻度でコピー機を使用するという場合には向いている導入方法です。どちらの利用方法もデメリットがあり、それは無視できるものとは言えません。

会社へのコピー機の導入をどの程度の期間行うつもりなのか、そして導入したコピー機をどの程度の頻度で利用するのか、会社の資産的にどのくらいの費用をコピー機の導入に割けるのか、こうした各ユーザーごとの条件を鑑みてコピー機の導入をリース契約で行うのか、中古購入で行うのかを決定していくのが賢い利用方法であると言えるのではないでしょうか

購入とリースの比較

メリットは見ていきましたが、逆にコピー機のリース契約と購入についてのデメリットはどのような点なのでしょうか。

まずはリース契約からですが、途中解約ができない事、所有権はあくまでもリース会社にある事、支払い総額は割高になる事がデメリットといえます。リース契約の多くは契約時に定めた期間までは契約を続けなければなりません。契約期間満了前の解約には違約金が発生してしまい無駄なコストが発生してしまいます。何らかの理由でもうコピー機を使用しないという状態になってもリース費用を支払い続け無ければならないというのは損な気もしますね。所有権や支払総額については前述した購入時のメリットと相対するものとなります。

購入する事のデメリットを見ていきましょう。初期導入費用が割高になる、中古購入の場合機種が型落ちの物である事、事務処理に負担がかかる、自由に処分は出来るが処分する際は自己負担になる事が購入時のデメリットとなります。中古購入の場合機種が型落ち品になるのは仕方のないことではありますが、最新機種には搭載されている筈の機能が使えない事でコストや業務に支障が出る場合も考えられます。また、中古品ですとこれまでにどのような使われかたをしてきたのか分からないので、想像以上に本体が摩耗している可能性もあります。初期導入費用や処分については所有する上では仕方のない事ではありますが、費用を捻出できるのかどうか経理と相談した方が良いでしょう。

コピー機の購入とリース

業務用のコピー機の導入はリース契約での購入が一般的と言われています。コピー機の利用方法には購入してしまうという方法もあるのに何故リース契約が一般的となっているのでしょうか。それぞれのメリットから見ていきましょう。

まずはリース契約によるメリットは初期導入費用の削減、最新機種の導入、コストの把握が容易である事、リース費用を経費として計上できる事が挙げられます。最新機種を購入しようとするとそのコストはかなり高くなってしまいます。リース契約でしたら初期費用を抑えつつ、最新型のコピー機を導入できるというのがメリットになるのでしょう。また、コピー機に関する費用を一括でリース費用として計算できるのでコストがどれだけ掛かっているのか一目瞭然となるのは経理を行う上で楽になりますし、経費として計上できれば会社を運営する上では助かるのではないでしょうか。

購入する際のメリットはそのコピー機を長期にわたって利用するのであれば費用は安く抑えることが出来る、購入したコピー機は会社所有となる、という事がメリットと言えそうです。長期にわたって利用しようと考えている場合はリース契約ではコストが高くついてしまう事が多いので、そうした場合は思いきって購入してしまうというのが良いでしょう。また、購入してしまえば自社の所有物ですので、本体の状態をなるべく綺麗に保つなどの気を使う必要はありません。細かいことを気にしたくないという方や、運用方法によっては適しているかもしれません。